Rozhovor s Petrou Kutnarovou (Stavebniny DEK): Nájsť to najlepšie riešenie pre všetkých dodávateľov

Čo máte v spoločnosti DEK na starosti? 

Úlohou môjho oddelenia je rozvoj našej predajnej siete a tiež podpora našich pobočiek v mnohých rôznych oblastiach, ako sú mzdy, personalistika a správa pohľadávok.

Zo svojej pozície správneho riaditeľa sa ďalej sústredím na inovácie a neustále zvyšovanie našej produktivity. Okrem skvelej starostlivosti o našich zákazníkov venujeme v DEKu veľa pozornosti tomu, aby sme ako firma fungovali štíhlo a efektívne.

Ako DEK komunikuje so svojimi dodávateľmi? 

V sklade držíme tovar od viac než tisíc dodávateľov stavebných materiálov, s ktorými si vymieňame viac než milión faktúr a objednávok ročne. Vyše 80 % týchto dokladov si s dodávateľmi zasielame v štruktúrovaných EDI formátoch. Pre našich dodávateľov je vďaka tomu potvrdenie našej objednávky otázkou niekoľkých minút a väčšina našich prijatých faktúr je u nás spracovaná bez zásahu ľudskej ruky. Ich manuálne spracovanie by bolo časovo aj finančne náročné, o vyššej chybovosti ani nehovoriac. 

Aké možnosti komunikácie (výmeny dokladov) dodávateľom ponúkate? 

Naším cieľom bolo nájsť to najlepšie riešenie pre všetkých dodávateľov, napríklad aj pre menšieho dodávateľa stavebného reziva zo Šumavy. Nie každá spoločnosť má tak ako my desiatky vlastných programátorov. 

Ponúkame teda viacero možností a záleží na našich dodávateľoch, ktorý variant im vyhovuje najviac. 

Na samotný príjem či zasielanie dokladov využívajú naši partneri e-mail, Ftps alebo AS2, čo sú komunikačné kanály s rôznou úrovňou bezpečnosti, trasovateľnosti a istoty doručenia. 

S mnohými dodávateľmi komunikujeme priamo, veľká časť z nich využíva EDI providera.

Už dlhé roky dokázal náš informačný systém úspešne načítať hlavičky prijatých PDF faktúr. Ale aj za podpory najmodernejších technológií na optické rozpoznávanie znakov (OCR) sa nám nedarilo spracovávať riadky faktúr v takej kvalite, ako by sme si predstavovali.

Za veľkej podpory našich dodávateľov sme sa preto rozhodli prejsť na štruktúrované formáty, ako sú EANCOM a ISDOC. 

Aké sú ne/výhody jednotlivých možností?

Pre množstvo našich menších dodávateľov je ideálny formát ISDOC, pretože je zadarmo vrátane prehliadača a dokáže ho vygenerovať väčšina českých informačných systémov. Jeho nevýhodou oproti vyspelejšiemu EDI je to, že rieši len faktúry a dobropisy.

Pre nadnárodné spoločnosti s vlastným IT oddelením, ktoré je schopné riešiť zmeny vo formátoch, certifikácie a správu komunikačných kanálov, sú jasnou voľbou štandardy EANCOM. Tieto štandardy spravuje medzinárodná nezisková spoločnosť GS1, rovnako ako EANy, bez ktorých si už dnes nikto z nás nevie predstaviť nákup v supermarkete. V štandarde EANCOM nechýba ani špeciálne pole na údaj o mieste ulovenia ryby (smiech).

Veľkou nevýhodou tejto priamej komunikácie je to, že EDI implementácia často trvá aj niekoľko mesiacov, najmä v našom stavebnom odbore, kde sa aktívne obchoduje s miliónmi položiek, každá s mnohými mernými jednotkami a ďalšími špeciálnymi parametrami, ako je napríklad farba omietky.

S nadšením preto reagujeme na informáciu, že náš obchodný partner využíva služby providera, ako je napríklad spoločnosť GRiT, kde nehrozí, že by vo faktúre chybou programátora chýbala celková suma alebo napríklad české špecifikum, ako je variabilný symbol faktúry. S dodávateľmi, ktorí využívajú služby providera, sa tak dá EDI komunikácia spustiť v priebehu niekoľkých minút.

Kde vidí DEK najväčšie prínosy výmeny štruktúrovaných elektronických dokladov? 

Hlavnou motiváciou v DEKu bolo, aby u nás aj u našich dodávateľov odpadla pri spracovaní dokladov úmorná práca typu „opisovanie telefónneho zoznamu“. Našich účtovníkov teraz práca oveľa viac baví a navyše ročne na spracovaní dokladov ušetríme niekoľko desiatok miliónov korún ročne. 

EDI komunikácia tiež vyžaduje precízne nastavenie dodávateľských kódov a merných jednotiek na všetkých položkách, čo nám významne uľahčuje automatizáciu ďalších nadväzujúcich procesov na našich predajniach a v skladoch.

Sú v stavebníctve nejaké bariéry, prekážky na zavedenie elektronickej výmeny dokladov? 

Naši dodávatelia na náš podnet na zavedenie EDI komunikácie zareagovali veľmi ústretovo, len niektorým implementácia trvala trochu dlhšie (smiech). Všeobecne býva spustenie komplikovanejšie s veľkými nadnárodnými spoločnosťami s IT oddelením na druhom konci sveta a nedostatkom programátorských kapacít. 

Ďalšiu komplikáciu predstavuje obrovské množstvo obchodovaných položiek. Chápeme ako svoj záväzok, aby sme boli schopní našim zákazníkom z radov stavebných firiem dodať akýkoľvek stavebný výrobok, ktorý je v projekte navrhnutý. Zároveň nie je v kapacitách nášho obchodného oddelenia, aby sme zvládali tieto jednorazovo obchodované položky v reálnom čase všetky zalistovávať. Napriek tomu ani v týchto prípadoch nechceme na automatizované spracovanie dokladov rezignovať.

Veľký priestor na zlepšovanie máme v podiele automaticky spracovaných prijatých faktúr. Nateraz len 70 % faktúr spracovávame bez zásahu ľudskej ruky. Len poloautomaticky zatiaľ spracovávame väčšinu priamych dodávok, kde sa v jednom kroku zaúčtuje nielen prijatá faktúra, ale vytvára sa aj príjemka a vystavuje dodací list nášmu zákazníkovi.

Ing. Petra Kutnarová MBA

Spolumajiteľka a správna riaditeľka dnes najväčšieho predajcu stavebnín v Česku DEK, kde bola jednou z prvých zamestnankýň. Skupinu budovala spolu so svojím bývalým manželom Vítom Kutnarom. Tržby spoločnosti sa tento rok vyšplhali už k 800 miliónov EUR.

Zdroj: GRiT