Potrebujete schvaľovať faktúry vzdialene? Využite zadarmo iNVOiCE FLOW LITE

Firmy, ktoré boli zvyknuté schvaľovať faktúry ručne, stoja kvôli koronavírusovej kríze pred zásadnou prekážkou. Z podstaty práce môžu zamestnancov poslať na home office, ale kvôli nastaveniu procesov nemajú ako schvaľovať faktúry. Spoločnosť GRiT preto vyvinula novú verziu systému na schvaľovanie faktúr iNVOiCE FLOW LITE a ponúká ju na tri mesiace zdarma.

Koronavírusová kríza vo veľkom zasiahla firmy, ktorých interné procesy sú závislé na fyzickom kontakte zamestnancov a ručnom spracovaní dokumentov. Účtovníci a asistenti už nemôžu kvôli faktúram obiehať s papierom v ruke jednotlivých manažérov, pretože nie sú pod jednou strechou a často ani v rovnakom meste.

Problém nastane aj v prípade, že firmy síce schvaľujú dokumenty elektronicky, ale pomocou lokálneho on-premise systému. Zamestnanci z domova nemajú do systému prístup, a preto nemôžu schvaľovať, ak zamestnávateľ rýchlo nepríde s núdzovým riešením, napríklad vo forme VPN. Pokiaľ navyše firmám v dôsledku núdzového stavu vzrastie dopyt, môže ich schvaľovací systém skolabovať.

Cloudové služby zachraňujú firmy

Najjednoduchším riešením týchto situácií sú cloudové služby na on-line schvaľovanie dokumentov. Zamestnanci sa na ne prihlásia zo služobných notebookov či smartphonov a môžu schvaľovať faktúry z domova, z dovolenky alebo radu v obchode. Nasadenie je jednoduché a firmy na nový spôsob schvaľovania pohodlne prejdú zo dňa na deň. 

Je to ako prejsť z posielania papierových listov na e-mailovú schránku. Nielen že si na systém rýchlo zvyknete a umožní vám pracovať na diaľku, ale tiež si samotný proces vybavovania a schvaľovania faktúr urýchlite a obmedzíte tak platenie po splatnosti.

V nástroji iNVOiCE FLOW LITE je schvaľovanie prehľadné a vždy viete, kto má danú faktúru na stole. Funguje to takto:

1. Nahráte faktúru do aplikácie
2. Doplníte údaje (napr. stredisko)
3. Pridelíte faktúru schvaľovateľovi
4. Schvaľovateľ dostane upozornenie e-mailom
5. Schvaľovateľ faktúru schváli odkiaľkoľvek, kde je internet
6. Schválenú faktúru obratom zaúčtujete do svojho ERP/IS

Vďaka systému na on-line schvaľovanie získate tiež prehľad o všetkých faktúrach v reálnom čase. Ak niektorá faktúra dlho stojí, rýchlo dohľadáte, kto ju má práve „na stole”.

iNVOiCE FLOW do každej firmy zadarmo

Aby mohla spoločnosť GRiT pomôcť firmám v neľahkej situácii čo najrýchlejšie, vyvinula menšiu verziu iNVOiCE FLOW s názvom iNVOiCE FLOW LITE. Tá obsahuje len nevyhnutné funkcie na vzdialené schvaľovanie faktúr a je možné s ňou začať hneď po registrácii. Počet užívateľov je neobmedzený, takže ho využijú všetci fakturanti, schvaľovatelia aj účtovníci. Pokiaľ má firma napríklad viacero pobočiek alebo predajní, každá si založí svoje účty a schvaľuje doklady zvlášť.

Každý schvaľovateľ má pritom vlastný účet a dostáva automatické upozornenia, keď mu niekto priradí doklad na schválenie. Takisto je možné sledovať históriu, teda kto, kedy alebo ako s dokladom nakladal.

Nástroj ponúká na 3 mesiace zadarmo. Po prečkaní koronavírusovej krízy môžete prejsť na plnú verziu, alebo sa bez záväzkov vrátiť k pôvodne nastaveným procesom. Žiadny háčik v tom nie je, pri registrácii neuvádzate číslo karty ani sa k ničomu nezaväzujete.

Z verzie LITE môžete neskôr prejsť na plnú verziu iNVOiCE FLOW, ktorá má ďalšie užitočné funkcie na zrýchlenie procesu schvaľovania, napríklad:

• pomocou umelej inteligencie automaticky vyčíta údaje z faktúry a prepisuje ich do IS/ERP (bez ohľadu na formát, v ktorom do firmy prídu),

• umožňuje dôveryhodnú archiváciu faktúr,

• podporuje opakované platby,

• pracuje s prílohami vo faktúrach

• a ďalšie.

Máte záujem o nástroj na on-line schvaľovanie faktúr zdarma? Stačí vyplniť jeden jednoduchý formulár tu.