Automatizácia spracovania dokladov: Čo firmy najčastejšie zaujíma?

Rutinné prepisovanie prijatých dokladov do účtovného systému je už v dnešnej dobe strata času – firmy si to uvedomujú a postupne prechádzajú na nástroje, ktoré im túto činnosť výrazne uľahčujú. Tieto riešenia dokážu z dokladov automaticky vyťažiť údaje, odoslať ich na schválenie, preniesť do informačného systému a nakoniec bezpečne archivovať. Pre množstvo firiem sú však stále veľkou neznámou – preto sme spracovali odpovede na najčastejšie otázky ohľadom automatizácie spracovania prijatých dokladov.

Aké sú hlavné výhody oproti ručnému spracovaniu dokladov?

Ručné prepisovanie dokladov vyžaduje hodiny času a s tým spojené náklady. Firmy si naň najímajú brigádnikov alebo nechávajú prepisovať napríklad účtovníkov, ktorí by tento čas mohli venovať dôležitejšej práci. Vplyvom ľudského faktora navyše často dochádza k chybám – pokiaľ zamestnanci doklady dlhé hodiny prepisujú, postupne strácajú pozornosť. 

Účtovníci tiež kvôli schvaľovaniu faktúr naháňajú po kanceláriách schvaľovateľov alebo trávia veľa času tým, že im kvôli schvaľovaniu posielajú e-maily. To je zbytočne zdĺhavý proces.

Hlavnými výhodami automatizácie spracovania dokladov je, že:

• systém nevyžaduje takmer žiadnu ručnú prácu – umelá inteligencia faktúry automaticky stiahne z e-mailu alebo iného úložiska, vyčíta z nich údaje, pošle na schválenie a bezpečne archivuje,
• zamedzí chybovosti spôsobenej ľudským faktorom,
• poverené osoby schvália faktúry odkiaľkoľvek – napríklad na služobnej ceste z mobilu,
• systém doklady uloží do elektronického archívu, takže firmy ušetria miesto v sklade.

Ako funguje elektronická archivácia? Je to legislatívne v poriadku?

Systém spracované doklady ukladá do bezpečného elektronického archívu v cloude. Užívatelia v ňom faktúry rýchlo dohľadajú a ľahko ich tiež odovzdajú prípadnej kontrole z finančného úradu. Audítori to ocenia, pretože kontrola elektronických dokladov je jednoduchšia.

Aby bol elektronický archív v súlade s legislatívou (zákon o účtovníctve a zákon o dani z pridanej hodnoty), musia byť v ňom archivované dokumenty čitateľné, vierohodné a neporušiteľné. Poskytovateľ služby by mal dôveryhodnosť svojho archívu vždy doložiť.

Čo za funkcie tieto nástroje ponúkajú?

Nástroje najčastejšie automatizujú:

• vyťažovanie dôležitých údajov (vrátane položiek tovaru) z dokladov, napríklad faktúr alebo účteniek,
• schvaľovanie dokladov,
• rozúčtovanie faktúr na nákladové strediská,
• tvorbu objednávok a ich párovanie s faktúrami,
• import do podnikového informačného systému,
• bezpečnú elektronickú archiváciu.

Pri modulárnych systémoch, ako je napríklad iNVOiCE FLOW, si firmy vyberú len tie funkcie, ktoré v praxi využijú, aby za ostatné neplatili navyše – takže si službu poskladajú podľa svojich predstav a funkcie môžu priebežne pridávať či uberať. Na trhu sú ale k dispozícii aj fixné systémy, ktoré si firmy kúpia ako celok.

Aké typy dokladov dokážu systémy vyťažiť?

Okrem klasických faktúr a účteniek systém automaticky vyťaží napríklad aj zálohové faktúry alebo dobropisy. Na vyťažovanie objednávok existujú jednoduchšie riešenia ako napríklad PDF2EDI.

Koľko tieto nástroje stoja?

Každý dodávateľ má inak postavenú cenovú politiku. Najčastejšie platíte

• podľa počtu užívateľov, 
• podľa využívaných funkcií 
• alebo podľa počtu spracovaných dokladov. 

Niektorí dodávatelia ponúkajú aj úpravu riešenia na mieru, aby vyhovovalo špecifickým firemným procesom – v takomto prípade zahŕňa cena aj poplatok za implementáciu. Cena sa tiež výrazne líši u cloudového a on-premise (firma má vlastný server) riešenia.

Finálna cena je pri týchto systémoch veľmi individuálna a odvíja sa od množstva funkcií a objemu spracovaných dokladov.

Je výhodnejšie cloudové, alebo on-premise riešenie?

Nástroje na automatizáciu spracovania dokladov nie sú robustné systémy, takže zaobstarávať si kvôli nim on-premise servery sa firmám neoplatí – ak už vlastné servery nevyužívajú na iné nástroje. 

Z podstaty systému však odporúčame cloudové riešenie, pretože cloudový systém sa automaticky aktualizuje. Vývojári preň pravidelne vydávajú nové funkcie a rýchlo systém prispôsobia legislatívnym zmenám. Výhodou je aj to, že zamestnanci majú k systému prístup odkiaľkoľvek – pokojne aj z mobilu bez nutnosti inštalovať VPN či podobné komplikované riešenia.

Akým spôsobom komunikuje nástroj na spracovanie faktúr s podnikovým (ERP) systémom?

Prepojenie systémov na spracovanie faktúr s ERP systémami je bežná záležitosť. Automatizačné systémy je možné prepojiť takmer s ktorýmkoľvek ERP. 

Existujú dve možnosti prepojenia:

1. Systémy spolu komunikujú cez API.
2. Nástroj generuje súbory s faktúrami (.xml), ktoré sa automaticky presúvajú zo serveru dodávateľa do serveru zákazníka, odkiaľ ich ERP systém načíta.

Výstupný súbor s faktúrou je možné do ERP systému presunúť aj s pôvodným dokumentom (napríklad ako .pdf alebo .jpg) či ďalšími prílohami. V ERP systéme sa tieto súbory spárujú. ERP systém potom do nástroja na spracovanie faktúr posiela ďalšie informácie ako napríklad interné čísla dokladov alebo dátumy úhrady.

Zavedenie nástroja na automatizáciu spracovania prijatých faktúr je relatívne jednoduché a väčšina firiem ho plne sprevádzkuje za niekoľko týždňov. Akékoľvek ďalšie otázky vám zodpovie obchodný zástupca vybraného riešenia.

Zdroj: GRiT