Prečo používať EDI?

Na plnohodnotné využitie EDI sú na Slovensku (aj v okolitých krajinách) vhodné podmienky, na ktorých sa podieľajú najmä tieto skutočnosti:

EDI podporuje väčšina obchodných reťazcov, ďalšie sa na EDI komunikáciu pripravujú.
EDI už nie je doménou len segmentu retailových reťazcov či automotive. Vo veľkej miere sa využíva aj v segmente DIY (hobbymarkety), e-shopov a preniká rýchlo aj do ďalších oblastí.
EDI je medzinárodný štandard. Preto nie je využitie obmedzené len na komunikáciu s obchodnými reťazcami na Slovensku či v Českej republike, ale je možné ho využívať tiež na komunikáciu so zahraničnými obchodnými partnermi.
Zjednotenie procesov. EDI neštandardizuje len formu komunikácie, ale aj procesy.
Nárast „pokrytia“ EDI sa začína prejavovať tiež zámenou rolí. Dodávateľ môže používať EDI nielen na styk so svojimi odberateľmi, ale aj na výmenu dokladov so svojimi subdodávateľmi.
Jednoduchá dostupnosť vhodných EDI riešení a služieb, ktoré minimalizujú finančné i technické nároky na zriadenie aj prevádzku EDI a zvyšujú spoľahlivosť tohto spôsobu komunikácie.

Výhody EDI komunikácie

Ťahúňom rozširovania EDI na Slovensku a v Českej republike boli v minulosti predovšetkým veľké nadnárodné reťazce, ktoré logicky vďaka obrovskému portfóliu dodávateľov a s tým spojených dokladov generovali vďaka EDI nezanedbateľné úspory.

Dodávatelia, ktorí boli k EDI často na počiatku donútení obchodnou silou ich veľkého zákazníka, však čoskoro zistili, že aj oni môžu z elektronickej výmeny dát ťažiť. A nešlo len o primárne úspory pri vystavovaní a archivácii faktúr. Zrýchlenie a spriehľadnenie celého dodávateľsko-odberateľského reťazca im dokázalo pomôcť napr. s riadením cash-flow či so zlepšením vzťahov s kľúčovými zákazníkmi.

Aké prínosy má EDI pre odberateľa či dodávateľa a čo môže priniesť jednotlivým oddeleniam v malých, stredných i veľkých spoločnostiach nájdete v tabuľke nižšie.

Prínosy	EDI pre dodávateľa	EDI pre odberateľa
Nákup	vyššia dostupnosť prostriedkov, vďaka priehľadnejšiemu riadeniu cash-flow	zníženie času a chybovosti objednávania vďaka presnej identifikácii tovaru a cien
Financie	úspora tlače, poštovného a práce zamestnancov zlepšenie riadenia cash-flow vďaka neustálemu prehľadu, čo sa s vystavenou faktúrou deje (či ju zákazník prijal, rozporoval, atď.) archivácia faktúr podľa platnej legislatívy (papier už nie je potrebný, jednoduché dohľadanie dokladov)	úspora nákladov vďaka zjednoteniu faktúr od dodávateľov a ich strojovému automatickému spracovaniu až do podnikového informačného systému úspora času vďaka automatickej kontrole/párovanie dokladov (napr. porovnanie objednávky, príjemky a faktúry) archivácia faktúr podľa platnej legislatívy (papier už nie je potrebný, jednoduché dohľadanie dokladov)
IT	úspora prácnosti vďaka 1 dátovému formátu na vstupe a 1 na výstupe pre všetkých zákazníkov (EDI dnes v retaili využíva väčšina obchodných reťazcov)	úspora prácnosti vďaka 1 dátovému formátu na vstupe a 1 na výstupe pre všetkých dodávateľov
Obchod	úspora času a zníženie chybovosti pri objednávaní tovaru zákazníkom vďaka presnej identifikácii tovaru a cien nižšia početnosť opravných daňových dokladov zlepšenie vzťahov so zákazníkmi	zníženie výpadkov tovaru na predajných miestach
Logistika	efektívnejšie využitie dopravných kapacít (v prípade vlastného vozového parku) vďaka rýchlejšej vykládke tovaru na skladoch zákazníka	zrýchlenie príjmu vďaka položkovému elektronickému dodaciemu listu doručenému pred závozom
Celkovo	transparentnosť celého obchodného a logistického procesu – okamžitý prehľad o stave jednotlivých dokladov vďaka možnosti trasovať jednotlivé správy v zabezpečených sieťach	transparentnosť celého obchodného a logistického procesu – máte okamžitý prehľad o stave jednotlivých dokladov vďaka možnosti trasovať jednotlivé správy v zabezpečených sieťach

Ak ste v predchádzajúcich odsekoch našli odpoveď na to, aké výhody môže EDI komunikácia priniesť vašej spoločnosti, možno Vás bude zaujímať, ako s EDI začať.

Motívy zavádzania EDI

Nechajme bokom zavádzanie EDI vo veľkých odberateľských spoločnostiach (typicky obchodný reťazec), ktoré obchodujú so stovkami dodávateľov a musia odosielať a prijímať tisíce dokladov denne. Tu sú prínosy viditeľné na prvý pohľad a EDI je nutnosťou. Väčšina obchodných reťazcov si výhody a prínosy uvedomuje a preto EDI už zaviedla alebo na implementácii pracuje.

Aké sú však motívy pre dodávateľa obchodných reťazcov, ktorý dnes patrí medzi najčastejších záujemcov o zavádzanie EDI?

Motív 1: Vyhovieť kľúčovému zákazníkovi

Hlavným a často jediným motívom je snaha vyjsť v ústrety významnému odberateľovi – obchodnému reťazcu.

Nejde o radostné konštatovanie, ale pre mnohých dodávateľov je toto skutočne jediný dôvod, prečo o EDI uvažujú. V situácii, kedy mnohé reťazce kladú používanie EDI ako jednu z podmienok obchodnej spolupráce, iné reťazce volia finančnú motiváciu a pod., je často dodávateľ v pozícii, kedy si EDI zriadiť musí.

Za negatívnym vnímaním EDI stojí najčastejšie nechuť voči novým technológiám a postupom, a predchádzajúca skúsenosť s EDI (ponuky a prezentácie nákladných EDI systémov, neúspešný projekt EDI na začiatku 90. rokov, skúsenosť pracovníkov z predchádzajúcich firiem a pod.).

Dobrou správou pre dodávateľa je to, že plnohodnotné EDI je dnes už veľmi dostupnou záležitosťou. Všetky etablované informačné systémy už EDI pre dodávateľa zvládajú a EDI provideri ponúkajú mesačné tarify v ráde nízkych desiatok eur.

Ešte lepšou správou je to, že pri vhodnej implementácii a podmienkach na využitie EDI sa dostaví pozitívne prijatie EDI, keď dodávateľ začne vnímať prínosy tejto formy komunikácie.

Motív 2: Využiť výhody EDI

Snaha o zefektívnenie a skvalitnenie a procesov vo firme. Teda využiť výhody a prínosy EDI.

Táto motivácia k EDI privádzala zvyčajne len veľkých odberateľov tovaru a služieb. V poslednom čase sa však stále častejšie stretávame s formou tohto motívu ako s hlavnou požiadavkou a kritériom pri zavádzaní EDI: "Keď už musíme zaviesť EDI, nech nám aspoň zefektívni a skvalitní procesy vo firme."

Toto správne pojatie – spolu s vhodne zvoleným EDI riešením – prináša výhody elektronickej výmeny dát strane odberateľskej aj dodávateľskej.