Vyznajte sa v elektronickej archivácii II: Elektronický podpis nie je naskenovaný obrázok

Podpis je nedielnou súčasťou dokumentov už storočia a slúži na doloženie identity osoby podpísanej v písomnosti. Preukázateľnosť akéhokoľvek dokladu stojí a padá na existencii podpisu. To platí bez ohľadu na to, či ide o papierový alebo elektronický formát. Ani pri elektronickej archivácii sa mu nevyhnete. Len ho využijete v inej podobe.

V minulom diele sme si vysvetlili, čo je dôveryhodný dokument.

Elektronický podpis zaistí vierohodnosť pôvodu

Dokument je ľubovoľná zaznamenaná informácia a má teda všeobecnejšiu podobu než písomnosť, pretože predpokladá viac foriem, než len písomnú. Môže ísť napríklad o formu zvukovú či obrazovú. 

Písomný právny úkon je definovaný tak, že musí byť podpísaný jednajúcou osobou vlastnoručne. V prípade, že ide o elektronickú formu, jedine zaručeným elektronickým podpisom. Čo to znamená? Kým pri papieri tomu rozumieme tak dobre, že žiadny zákon nám už viac vysvetľovať nepotrebuje, pri elektronickom dokumente je to inak.

Základy pre vierohodnosť elektronického dokumentu sú položené zvláštnym zákonom o elektronickom podpise. Ak k dokumentu jeho pôvodca pripojí uznávaný elektronický podpis, tak môže štát alebo iný príjemca presne identifikovať, kto dokument vystavil. Je tu zaručená autenticita dokladu a jeho neporušenosť, teda integrita.

Elektronický podpis získate od certifikačných autorit

Elektronický podpis predstavuje údaje v dátovej podobe, ktoré v počítači nahrádzajú vlastnoručný podpis. Je pripojený k dátovej správe alebo je s ňou logicky spojený. Slúži na jednoznačné overenie identity podpísanej osoby v dátovej správe. Pridaním elektronického podpisu do dokumentu preto zaistíte vierohodnosť pôvodu.

Ako? Dôveryhodnosť platného elektronického podpisu je zaisťovaná pomocou princípu prenosu dôvery z dôveryhodnej tretej strany. Overenie totiž funguje s pomocou spojenia dát verejnej časti certifikátu (verejný kľúč, ktorý púšťate do sveta) a privátnej časti (ten naopak striktne držíte v systéme svojho počítača) prostredníctvom certifikačných autorít. 

Certifikátom je chápaná dátová správa, ktorá je vydávaná poskytovateľom certifikačných služieb a spája dáta na overovanie elektronických podpisov s podpisujúcou osobou (kvalifikovaný certifikát). Tým umožňuje overiť jej identitu. V prípade elektronického podpisu je to teda ako overenie vlastnoručného podpisu pri listine.

Na Slovensku získate elektronický podpis výhradne od kvalifikovaných certifikačných autorít . Platnosť elektronického podpisu je 1 rok.

Na akých princípoch elektronický podpis funguje a aké sú jeho varianty sa dočítate v ďalšom diele seriálu "Vyznajte sa v elektronickej archivácii III"

Seriál o archivácii pre vás pripravuje spoločnosť GRiT, ktorá poskytuje riešenie ORiON Dôveryhodný archív.