Plynulo, prehľadne, rýchlo: EDI prekonáva hranice

Zavedenie elektronickej výmeny dát (EDI) môže dnes pre firmy predstavovať nevyhnutný krok k udržaniu konkurencieschopnosti. Vo vysoko penetrovaných odboroch sa totiž začína čím ďalej tým viac presadzovať efekt "valiacej sa snehovej gule" a novo vznikajúce obchodné spoločnosti už vďaka tomu EDI považujú za niečo samozrejmé. Aj ďalšie odbory už objavili kúzlo elektronizácie obchodných a logistických procesov a vďaka tomu sa už EDI dostáva aj do farmácie, gastrosegmentu alebo napríklad textilu. Pribúdajú tiež nové a nové procesy, ktoré spoločnosti s využitím EDI pokrývajú.  

Okrem „silných“ odvetví, ktoré hrajú prím v rozširovaní EDI komunikácie – patrí sem najmä maloobchod a automobilový priemysel, preniká EDI aj do ďalších segmentov. Precizujú sa už používané procesy a do praxe sa zavádzajú tiež procesy nové. David Reichel, riaditeľ divízie eBusiness v spoločnosti CCV Informačné systémy, situáciu komentuje: „Pre existujúcich užívateľov tejto technológie ide o dobrú správu, pretože sa dlhodobo rozširuje portfólio obchodných partnerov, s ktorými sa dajú obchodné doklady vymieňať štandardne elektronicky.“ Pripojenie každého ďalšieho partnera do EDI je potom pomerne rýchle a jednoduché. Firma tak šetrí prácu obsluhy a tok dokladov sa stáva plynulejším a prehľadnejším. 

EDI pomáha rozvoju obchodu

Slovenskí i českí výrobcovia a obchodníci sa stále viac stretávajú s požiadavkami na EDI komunikáciu od svojich zahraničných partnerov a je jedno, či chcete dodávať napríklad do Amazonu alebo naopak odoberať tovar od výrobcov najrôznejších potravinových a priemyselných komodít. Obchod v dnešnej dobe nekončí hranicami „Československa“ a EDI ako medzinárodný univerzálny „jazyk“ jeho rozvoju logicky pomáha. S neustálym rozširovaním EDI na celosvetovom trhu ide teda ruku v ruke dopyt po zavedení tejto služby a tiež jej vnímanie ako niečo samozrejmé. Naši noví zákazníci tak sú často prekvapení, aké veľké množstvo ich obchodných partnerov je už na EDI pripravené. David Reichel riaditeľ divízie eBusiness CCV Informační systémy

Otvorenosť inováciám

S vývojom trhu vznikajú stále nové odvetvia či sektory, ktoré nadväzujú na už existujúce, a títo nováčikovia sú veľmi otvorení EDI komunikácii, podotýka Jan Mrvík, managing director spoločnosti EDITEL CZ. A pokračuje: „Týka sa to hlavne firiem poskytujúcich služby s pridanou hodnotou pre veľkoobchody či veľkosklady s rozvinutou logistikou.“  

Podľa Hany Strahlovej, produktovej manažérky EDI v štandardizačnej organizácii GS1 Czech Republic, sa EDI komunikácia po novom rozširuje napríklad v zdravotníctve alebo stavebníctve. A ďalšími v poradí môžu byť úrady a inštitúcie štátnej správy. „Vzhľadom na to, že na základe platnosti Smernice Európskeho parlamentu a Rady 2014/55/EÚ budú musieť zadávatelia verejných zákaziek vedieť spracovať elektronickú faktúru, očakávame v najbližšej dobe rozšírenie EDI komunikácie aj do verejného sektoru,“ vysvetľuje Hana Strahlová. 

Okrem nekorunovaných vládcov EDI, ktorými sú už zmienené sektory retailu a automotive, sa tretím „do partie“ stáva v posledných rokoch odvetvie e-commerce. K veľkým internetovým predajcom, ktorí na „československom“ trhu odštartovali túto vlnu (predovšetkým Alza, Mall a Datart), sa postupne pridávajú ďalší a ďalší. „Napríklad pre potravinárske e-shopy, ako je Rohlík.cz, predstavuje EDI samozrejmosť hneď pri vstupe na trh. Je to logické. Optimalizácia dodávateľsko-odberateľského reťazca je v tomto segmente, kde zákazník očakáva širokú ponuku a krátke termíny dodania, kľúčová a automatizácia procesov výmeny obchodných a logistických dokladov jej dokáže zreteľne pomôcť,“ konštatuje David Reichel. 

  

Identifikačné kľúče na voliteľnej báze

Významnou novinkou novej verzie GS1 XML 3.3. pre EDI je zavedenie voliteľnosti všetkých identifikačných kľúčov GS1. Doteraz boli tieto identifikačné kľúče v štandarde GS1 XML povinné. Použitie identifikačných kľúčov GS1 je stále považované za hlavnú výhodu pre užívateľove Systému GS1, keďže pomáha eliminovať chyby a zabraňuje opakovanému odosielaniu informácií. Povinnosť ich použitia však spôsobovala množstvo problémov užívateľom v sektoroch, kde využitie kľúčov GS1 zatiaľ nie je také bežné. Hana Strahlová produktová manažérka EDI GS1 Czech Republic

 

Trvalky verzus skokani

Z hľadiska jednotlivých typov EDI správ sú na tuzemskom trhu stále najvyužívanejšími správami INVOIC (faktúra) a ORDERS (objednávka). Vďaka rýchlemu rozšíreniu správy DESADV (dodací list) získava na popularite aj RECADV (elektronická príjemka). „S rozširujúcim sa využitím globálnej dátovej synchronizácie alebo GDSN sme zaznamenali zvýšený záujem aj o používanie správy PRICAT – teda cenový katalóg,“ približuje zistenia organizácie GS1 Hana Strahlová. 

Nováčikom v rebríčku popularity je ďalej správa ORDRSP (orders response – odpoveď na objednávku), zhodujú sa Jan Mrvík a David Reichel. Uvedená správa sa využíva na potvrdzovanie či zmeny požadovaného termínu dodania, množstva, ktoré je dodávateľ schopný dodať, či spresnenie cien, za ktoré bude tovar dodaný. 

"Pokračuje záujem o zavádzanie správ podporujúcich spresnenie rôznych fakturačných prípadov, najmä na rýchle odovzdávanie podkladov k opravným daňovým dokladom (dobropisom), ktoré následne umožňuje zrýchlenie a automatizované spracovanie dobropisov odberateľom", pokračuje David Reichel. S prudko narastajúcim využitím EDI komunikácie je stále viac kladený dôraz aj na celkovú automatizáciu výmeny dokladov. Ako na strane odberateľov, tak aj dodávateľov rastie záujem o rozšírenie vlastných informačných systémov, o trasovanie obchodných dokladov a väčší záujem je tak o notifikácie typu APERAK a COMDIS – teda správy informujúce napríklad o spracovaní objednávky protistranou alebo o prijatí faktúry a jej akceptácii.  

Bariéry rozvoja

Oslovení experti sa však všetci zhodujú, že miera rozšírenia EDI komunikácie v tuzemsku vykazuje doteraz rezervy. „V dennej praxi sa stretávam s radom príčin, ktoré brzdia pokrok. Každopádne okrem zaujatosti papierom často brzdia rozširovanie EDI oneskorené projekty spojené s ERP systémami zákazníka. Či sa už jedná o výber, alebo už zavádzanie nových ERP systémov,“ pomenováva Jan Mrvík jednu z príčin aktuálneho stavu. 

Príčiny pomalšej penetrácie môžu byť rôzne v závislosti od odboru alebo konkrétnej spoločnosti. „Niekedy ide o obmedzené právomoci lokálneho manažmentu, respektíve o rozhodnutie zahraničného vlastníka, inokedy o interné procesné nedostatky, problémy v informačných systémoch atď.,“ vypočítava David Reichel. V prípadoch, keď firma pri zavádzaní EDI komunikácie narazí na vyššie zmienené bariéry, je možné využívať napríklad hybridné spôsoby komunikácie, ktoré tie najlepšie riešenia pre obchodovanie podporujú. Možné je napr. spracovávať PDF objednávky (tzv. PDF2EDI) prijaté do e-mailu alebo naopak odoslať faktúru z EDI riešenia na e-mail či do dátovej schránky. 

_{Zdroj: Systémy logistiky 9/2017}