Kedy je správny čas na nasadenie EDI

EDI komunikácia, teda elektronická výmena dokladov vo forme štruktúrovaných dát, je využívaná predovšetkým v maloobchode a automobilovom priemysle. Ťahúňom v rozšírení EDI je v posledných rokoch odvetvie, ktoré samo zažíva boom: e-commerce. To sú celkom známe fakty… Ako však zistiť – ak ste firmou, ktorá doteraz EDI nevyužíva –, že „nadišiel čas“? 

O nasadení EDI komunikácie môžu v zásade uväzovať všetky firmy, ktoré cítia, že proces spracovania dokladov u nich má rezervy, napr. z hľadiska chybovosti, pomalosti a nepružnosti, či nadmernej „manuálnej“ práce s dokladmi. Celý tento proces je prostredníctvom EDI možné spresniť, zrýchliť a sprehľadniť. V dnešnej dobe kybernetických hrozieb je významnou devízou aj skutočnosť, že EDI predstavuje bezpečné prostredie na prenos citlivých dát obchodného charakteru.

Čím viac, tým lepšie

EDI komunikácia je výhodná všade tam, kde existuje pravidelný obchodný vzťah a s ním súvisiaca výmena dokladov medzi odberateľmi a ich dodávateľmi, pripomína David Reichel, riaditeľ divízie CCV eBusiness v spoločnosti CCV Informačné systémy, a dopĺňa: „Úmyselne uvádzam množné číslo, pretože čím je v danom prostredí podobných odberateľov viac a čím viac majú dodávateľov, tým je EDI komunikácia zmysluplnejšia.“ Čo sa týka procesov, tak ruka v ruke spolu ide obchod (nákup – predaj, fakturácia) a logistika (avizovanie dodávok, rýchlejší a presnejší príjem tovaru).

„Najviac firmy získajú, ak implementáciu EDI neberú ako nutnosť na vyhovenie zákazníkovi, ale využijú všetok jeho potenciál aj vo svoj prospech,“ poznamenáva Jan Stočes, cloud services director v spoločnosti Aimtec. Firma by sa ešte pred nasadením EDI mala v prvom rade pozrieť, aké sú rozšírené a bežne používané štandardy na trhu. „Vymýšľať vlastné riešenie, pretože je spoločnosť špecifická, je nielen prekonané, ale hlavne prechádzka v slepej uličke,“ upozorňuje Jan Mrvík, managing director spoločnosti EDITEL CZ. Na druhom mieste v poradí je analýza portfólia doterajších klientov a identifikácia tých, ktorí už EDI majú. Pri tých Jan Mrvík odporúča začať, pretože ide o najrýchlejší spôsob na realizáciu okamžitých prínosov.

Proces a kvalitné dáta

Pred nasadením EDI komunikácie treba tiež zmapovať proces výmeny dokumentov vo firme. Hana Strahlová, EDI manager v organizácii GS1 Czech Republic, upresňuje, čo by akákoľvek firma nemala opomenúť: „Starostlivo zvážiť, s koľkými obchodnými partnermi bude komunikovať prostredníctvom EDI, aký druh a počet elektronických správ plánuje elektronickou cestou vymieňať a hlavne sa rozhodnúť, akou cestou bude EDI komunikáciu realizovať.“

Sústrediť sa na čistotu a jednoznačnosť vlastných dát radí Jakub Svatoň, manažér technologického oddelenia v spoločnosti ESA logistika. A vysvetľuje, na čo sa treba zamerať ďalej: „Na automatický a rýchly prístup k týmto dátam, tým sa dostávame k vhodnému ERP schopnému a pripravenému takto komunikovať a v logistike k ďalším systémom, napríklad WMS, programu na spracovanie dopravných objednávok a pod.“ Často sa podľa neho oplatí taktiež prehodnotiť systémy práce, skutočnú potrebu počtu správ, nutnosť odovzdávania dát pri jednotlivých dokumentoch, možnosť ich zlučovať. „Jedna EDI správa sa zdá veľmi lacná,  treba však kalkulovať, koľko ich bude za 24 hodín atď. Treba teda kalkulovať náklady a urobiť presné odhady,“ opisuje. 

EDI nie je vždy prioritou

Aj keď firmy v danom odbore často z princípu musia fungovať podobne, tak sú prirodzene v rôznom stave svojho vývoja, a preto ich trápia rôzne veci. Takže ak má niekto napríklad zastaraný informačný systém, má problém odbavovať expedíciu a má neporiadok v sklade, tak má oprávnene úplne iné priority než EDI. Kým firma, ktorá má moderné a funkčné systémy, už hľadá, ako vyladiť procesy a ako ich automatizovať. Určite by som však odporúčal, aby sa o EDI a automatizáciu spracovania dokladov firmy zaujímali jednak v prípade, keď im všetko dobre funguje a trápia ich typicky oneskorenia či chyby v spracovaní dokladov (faktúr, objednávok, dlho trvajúci príjem tovaru), jednak v prípade, keď riešia zásadné procesné zmeny alebo zmeny informačného systému. David Reichel riaditeľ divízie eBusiness CCV Informačné systémy

Na kolene nie

Väčšina firiem, ktoré dnes s EDI začínajú, postupuje rozumne, hovorí na základe praktických skúseností David Reichel. „Možno je to aj s ohľadom na situáciu na pracovnom trhu, keď sa nesnažia riešiť si EDI sami na kolene, ale pozerajú sa k svojim obchodným partnerom alebo aj ku konkurencii. Analyzujú, čo trh ponúka, a zvyčajne už na začiatku majú aspoň hrubú predstavu, čo od EDI môžu očakávať,“ dodáva David Reichel. Správne vybraný implementačný partner – poskytovateľ EDI – potom danú firmu celým procesom prevedie.

Niektoré firmy sa obávajú, že nasadenie EDI by pre ne bolo príliš finančne náročné. Jan Mrvík k tomu podotýka: „Nie je na mieste obava, že investícia do zavedenia elektronickej fakturácie EDI bude hneď znamenať milióny korún. Bežnou praxou je opak, keď firma začne s menším, jednoduchším riešením a postupne zdokonaľuje svoje procesy a digitalizuje viaceré z nich.“ Okrem toho je jedným z trendov dneška využívať EDI vo forme služby. „Vďaka tomu si ho môžu zriadiť aj menšie firmy, pretože vstupné náklady sú v rádoch desaťtisícov a platia len za to, čo využívajú,“ uzatvára Jan Stočes.

Zdroj: časopis Systémy logistiky