Elektronická výmena dokladov – konkurenčná výhoda či nutnosť na trhu e-commerce

E-shopy sa v priebehu roka stretávajú s náhlymi nárastmi objednávok, napríklad počas Vianoc alebo v priebehu Black Friday, a musia vyriešiť aj s tým súvisiace starosti typu zvýšené vratky či komunikácia až so stovkami dodávateľov. Veľkým pomocníkom sa stalo EDI – štandardizovaný systém na elektronickú výmenu objednávok či faktúr, ktoré sa už osvedčilo v segmente rýchloobrátkového tovaru. Pomáha najmä v zrýchlení naskladňovania tovaru, umožňuje jednoduchšiu výmenu obchodných dokumentov a šetrí náklady na ľudskú prácu.

E-shopy a ich výzvy pri riadení dodávateľského reťazca

Obrat českej e-commerce rastie už niekoľko rokov o cca 15 % ročne. Pandémia covidu tento trend ešte urýchlila. E-shopy preto v súčasnosti čelia mnohým výzvam. Okrem iných napríklad:

• masívnemu nárastu dopytu v období Vianoc, Black Friday či Veľkej noci a tým pádom zaťaženým skladom,
• veľkému množstvu vráteného tovaru (napríklad v móde zákazníci vracajú až 22 % tovaru),
• zložitej komunikácii s desiatkami alebo stovkami dodávateľov (často zo zahraničia),
• tlaku na rýchle dodanie tovaru koncovému zákazníkovi,
• špecifickým požiadavkám na podobu dokladov (napríklad sériové čísla pri elektronike),
• silnému konkurenčnému boju, ktorý vyvolávajú napríklad porovnávače cien.

Ak e-shopy svoje procesy automatizujú, lepšie tieto situácie zvládnu – ustoja špičky, zrýchlia dodanie tovaru a ušetria prevádzkové náklady (veľké e-shopy až v stovkách tisíc korún mesačne). Automatizácia je nedielnou súčasťou škálovania služieb, zvlášť keď e-shop poškuľuje po zahraničnej expanzii

S rastom obratu totiž e-shopom rastú aj náklady, typicky napríklad s administratívou. V tomto je EDI cenným spojencom, pretože veľkú časť práce spojenú s rastom automatizuje. Aj preto dnes EDI využívajú všetci veľkí e-shopoví hráči ako napríklad Alza, MALL, Rohlík alebo Pilulka.

Ako EDI pomáha e-shopom

EDI pomáha najmä v komunikácii medzi odberateľom (e-shopom) a jeho dodávateľom. Prevádzkovatelia e-shopov si s dodávateľmi najčastejšie vymieňajú:

• objednávky,
• dodacie listy
• a faktúry.

Vďaka EDI si tieto doklady vymieňajú v štruktúrovanej elektronickej forme bez potreby ručného prepisovania do/z informačných systémov. V praxi to vyzerá takto:

1. Odberateľ pripraví v informačnom systéme objednávku a cez EDI ju odošle. EDI provider okamžite prevedie doklad do správy ORDERS a odovzdá ho dodávateľovi, ktorému sa objednávka automaticky načíta do informačného systému. Navyše môže dostať e-mailové upozornenie alebo notifikáciu do mobilu.        

Vďaka EDI má odberateľ istotu, že objednávka bola doručená. Menej práce má aj dodávateľ, pretože  objednávku jedným kliknutím načíta do svojho informačného systému a nemusí ju prepisovať.

2. Hneď ako dodávateľ objednávku vybaví a odošle tovar, pošle cez EDI avízo o dodaní tovaru (DESADV = elektronický dodací list). Odberateľ má tak niekoľko hodín na to, aby sa na fyzický príjem tovaru vopred pripravil. Dáta z avíza sa mu navyše prepíšu do skladového systému, takže skladník pri príjme len odpípa čítačkou jednotlivé škatule, čím ich naskladní a hneď vidí prípadné nezrovnalosti. S nadstavbou SSCC skladníkovi dokonca stačí načítať len kód na palete bez toho, aby ju musel rozbaľovať a kontrolovať každý balík. Príjem tovaru je tak násobne rýchlejší.

3. Nakoniec dodávateľ v informačnom systéme vystaví faktúru a cez zabezpečený komunikačný kanál EDI ju odošle (INVOIC). Nie je možné faktúru akokoľvek zmeniť ani poslať podvrh, napríklad z podobne vyzerajúcej e-mailovej adresy. Elektronická faktúra sa odberateľovi automaticky načíta do jeho informačného systému, sama sa podľa objednávky a dodacieho listu skontroluje a účtovník ju už len zaúčtuje. Automatická kontrola ušetrí e-shopu množstvo času a eliminuje zbytočnú administratívu alebo chyby, ktoré inak pri ručnom spracovaní dokladov vznikajú.

Celý článok si môžete prečítať na stránkach grit.sk – E-commerce trhom prerastá EDI: pre niektoré e-shopy je konkurenčnou výhodou, pre iné nutnosťou