Automatizácia faktúr vlani ušetrila e-shopu Mall.cz cez 4 milióny korún

Automatické spracovanie faktúr dokáže firmám ušetriť milióny. Príkladom ide e-shop Mall.cz, ktorý vďaka kombinácii EDI a nástroja na spracovanie faktúr ušetril vlani až 4 milióny korún. Navyše funguje digitálne, po zavedení automatizácie prijíma väčšinu dodávateľských faktúr v digitálnej podobe.

Mall.cz je spoločne s Alzou alebo Datartom jedným z prvých e-shopov v Česku, ktorý zaviedol EDI – štandard pre elektronickú výmenu dokladov. S EDI riešením ORiON, vďaka ktorému okrem iného automatizuje príjem, kontrolu a zaúčtovanie faktúr, pracuje Mall.cz šesť rokov. Aktuálne ho využíva 500 dodávateľov a prešlo ním 600 tisíc faktúr.

"Na začiatku marca sme si opäť urobili vyhodnotenie projektu. Vyšlo nám, že sme na spracovaní prijatých faktúr ušetrili spolu 13 miliónov korún, len v poslednom roku to bolo cez 4 milióny. Ide o čistú úsporu nákladov na prácu účtovníkov, po započítaní všetkých nákladov na obstaranie a chod EDI. Účtovníci vďaka tomu netrávia čas rutinnou prácou a pracujú na strategickejších úlohách," hovorí finančný riaditeľ Mall.cz Jakub Chalupecký.

Mall.cz si poradí aj s tými, ktorí EDI nemajú

Faktúry od režijných dodávateľov, ktorí EDI nevyužívajú, Mall.cz rieši pomocou nástroja na automatické vyťažovanie dát z dokladov iNVOiCE FLOW.

"iNVOiCE FLOW z prijatých faktúr automaticky vyčíta základné údaje, aby ich naši účtovný nemuseli ručne prepisovať. Vďaka tomu sme mohli zaviesť digitalizáciu interného procesu schvaľovania objednávok a faktúr, čím sme znížili administratívne zaťaženie naprieč spoločnosťou. Nový digitalizovaný proces nám navyše pomohol zaistiť jednoduché a bezpečné fungovanie v čase covidu, keď väčšina zamestnancov pracuje na home office. "Pokračuje Chalupecký.

Elektronizácia pomáha aj s cash flow

Díky fakturám ve standardizované elektronické podobě mohou dodavatelé Mall.cz využít i službu Mall Invoice Financing – proplacení faktury ještě před datem splatnosti. Služba běží na platformě Platební instituce Roger a je užitečná pro obě strany.

Dodavatelé prostřednictvím Invoice Financing mohou flexibilně pracovat se svým cash flow. V případě potřeby si část faktury nechají proplatit už tři dny po vystavení, a to za podmínek často lepších než v bance.

Mall.cz díky Mall Invoice Financing šetří čas finančního manažera a účetních při administraci dřívějších úhrad a zlepšuje své vztahy s dodavateli. Vzájemná spolupráce totiž na obou stranách minimalizuje administrativní náklady.

„Když se na elektronizaci faktur podívám zpětně, šlo při našem vysokém množství dodavatelů a dokladů o projekt s rychlou návratností. Pomohl nám s tím i dodavatel GRiT, který nás projektem od počátečního nastavení přes zapojování dodavatelů až po denní support uživatelů provedl a významně tím přispěl k úspěšné digitalizaci našich interních procesů,“ uzavírá Chalupecký.

Na tomto odkazu si můžete stáhnout případovou studii: MALL.CZ automatizuje tok dokladů, ušetří díky tomu přes 4 miliony korun ročně

Vďaka faktúram v štandardizovanej elektronickej podobe môžu dodávatelia Mall.cz využiť aj službu Mall Invoice Financing – preplatenie faktúry ešte pred dátumom splatnosti. Služba beží na platforme Platobnej inštitúcie Roger a je užitočná pre obe strany.

Dodávatelia prostredníctvom Invoice Financing môžu flexibilne pracovať so svojím cash flow. V prípade potreby si časť faktúry nechajú preplatiť už tri dni po vystavení, a to za podmienok často lepších ako v banke.

Mall.cz vďaka Mall Invoice Financing šetrí čas finančného manažéra a účtovníkov pri administrácii predchádzajúcich úhrad a zlepšuje svoje vzťahy s dodávateľmi. Vzájomná spolupráca totiž na oboch stranách minimalizuje administratívne náklady.

"Keď sa na elektronizáciu faktúr pozriem spätne, išlo pri našom vysokom množstve dodávateľov a dokladov o projekt s rýchlou návratnosťou. Pomohol nám s tým aj dodávateľ GRiT, ktorý nás previedol projektom od počiatočného nastavenia cez zapájanie dodávateľov až po denný support užívateľov a významne tým prispel k úspešnej digitalizácii našich interných procesov," uzatvára Chalupecký.

Na tomto odkaze si môžete stiahnuť prípadovú štúdiu: MALL.CZ automatizuje tok dokladov, ušetrí vďaka tomu vyše 4 milióny korún ročne

Zdroj: GRiT