Typy EDI správ a ich použitie

Správu zasiela zákazník dodávateľovi, aby objednal tovar alebo služby v požadovanom množstve spolu s prípadnou špecifikáciou miesta a termínu dodania.

Správu zasiela dodávateľ zákazníkovi ako odpoveď na správu Objednávka (ORDERS). Významom správy ORDRSP je položkové potvrdenie, čo z objednávky dodávateľ dodá, čo nedodá, prípadne čo zmení.

EDI správa, ktorá poskytuje informáciu (spätnú väzbu) o stave objednávky (ORDERS). 

Správu často využívajú logistickí provideri na hlásenie klientovi, že dodávka bola spracovaná. Prípadne obsahuje špecifické doplňujúce informácie ako sú vratky, poškodenie či dodanie väčšieho/menšieho množstva tovaru.

Správa špecifikuje podrobnosti o dodávanom tovare podľa podmienok dohodnutých medzi kupujúcim a dodávateľom. Správa by mala byť vždy zasielaná pred fyzickou dodávkou tovaru, aby umožnila príjemcovi získať presné informácie o dodávanom tovare (jeho množstve, spôsobe balenia a pod.) a tým mu umožnila včasnú prípravu na fyzické prevzatie tovaru.

Obdoba dodacieho listu.

Odosielateľ správy informuje obchodného partnera (často poskytovateľa logistických služieb), ktorý spravuje objednávaný tovar o požadovanom vyskladnení a dodaní tovaru konečnému príjemcovi podľa odovzdaných inštrukcií. Môže byť použitá tiež na informovanie dodávateľa kupujúcim o požiadavke na odoslanie (dodanie) predtým objednaného tovaru. Správa umožní v rámci jednej správy odosielať inštrukcie na dodávku tovaru aj na viac miest dodania.

Identifikuje tovar, miesta dodania, termíny dodania a tiež ďalšie informácie o zúčastnených stranách alebo napr. dodacie podmienky. 

Na identifikáciu tovaru sa používajú kódy GTIN alebo označenie palety sériovým kódom logistickej jednotky SSCC v prípade dodávok po paletách. Na identifikáciu zúčastnených strán sa používajú globálne lokalizačné kódy GLN.

Správu posiela zákazník spravidla logistickému providerovi či distribučnému centru a špecifikuje pohyby tovaru v rámci konkrétneho skladu/distribučného centra. Nemusí sa nutne jednať o fyzický presun tovaru, zmena prebehne v informačnom systéme.

V praxi sa využíva na skladové pohyby medzi logistickými skladmi/skladovými strediskami (napr. presun tovaru na sklad poničeného tovaru). Ďalej je možné správu používať aj na tzv. "kitting", čo je balenie viacerých druhov tovaru do výsledného produktu (využíva sa často napr. vo farmácii).

Správu zasiela prepravná firma príjemcovi zásielky s detailmi o jej dodaní. Správu je tiež možné využiť ako dôkaz o dodaní. Jedna správa vždy zodpovedá jednej zásielke.

Správou potvrdzuje odberateľ dodávateľovi príjem tovaru. Správa je spravidla odpoveďou na správu DESADV a vzťahuje sa k jednému expedičnému miestu dodávateľa a jednému miestu dodania. V správe tiež môžu byť riešené prípadné nezrovnalosti v dodávke tovaru.

Správu zasiela dodávateľ odberateľovi ako výzvu na zaplatenie za tovar či služby. Rovnaká správa môže plniť aj funkciu proforma-faktúry, zálohovej faktúry, dlhopisu alebo dobropisu. Predávajúci môže fakturovať jednu alebo viac transakcií (podľa jednej alebo viacerých objednávok). Faktúra môže obsahovať údaje o platobných podmienkach, podrobnosti o doprave a ďalšie doplňujúce informácie pre colné alebo štatistické účely pri zahraničných zásielkach.

Správu zasiela odberateľ predávajúcemu, ak sa vyskytne v prijatej faktúre nejaká nezrovnalosť (nesprávna cena, zlá identifikácia tovaru, nedodaný tovar a pod.).

Odberateľ touto správou oznamuje odmietnutie faktúry s chybami alebo jej prípadné prijatie s výhradami a požiadavku na opravu chýb. 

Správa je využívaná, ak chce organizácia vrátiť inej organizácii dodaný tovar z určitého špecifikovaného dôvodu (na opravu, z dôvodu poškodenia a pod.) alebo ak boli zistené nezrovnalosti (omylom dodaný tovar, tovar s vypršanou záručnou lehotou) až po potvrdení príjmu tovaru správou RECADV a odberateľ požaduje výmenu tovaru a pod.

Odberateľ tovaru informuje dodávateľa o odoslaní platby.

Táto správa by mala byť prvou informáciou, ktorú si obchodní partneri vymenia pri zahájení EDI komunikácie. Poskytuje komunikujúcim organizáciám základné matričné dáta o partnerskej organizácii, ako je GLN, adresa organizácie, kontaktné osoby a ďalšie dáta administratívneho, obchodného či finančného charakteru. Správa je zasielaná aj pri zmene vyššie uvedených údajov.

Správu zasiela dodávateľ svojim zákazníkom. Správa je využívaná buď ako aktuálny katalóg či zoznam všetkého tovaru ponúkaného dodávateľom alebo ako oznámenie o zmenách v ponúkanom sortimente tovaru. Katalóg by mal obsahovať aj ďalšie logistické, obchodné a cenové informácie k jednotlivým uvedeným položkám.

Správa slúži na obojstrannú komunikáciu medzi dodávateľom a odberateľom. Obsahuje informácie väčšinou technického charakteru týkajúce sa produktu/ov.

Správa umožňuje odberateľovi a dodávateľovi vymieňať si informácie o súčasných a plánovaných alebo cieľových skladových zásobách. Obyčajne obsahuje informáciu o počiatočnom stave, súčasnom stave, pohybe zásob a pod.

Správu zasiela odberateľ svojim dodávateľom. Môže obsahovať údaje o predajoch podľa predajných miest s uvedením výrobkov, predaného množstva, ceny a propagačných akcií, ktoré možno využívať na plánovanie výroby alebo na štatistické/marketingové účely.

Správu zasiela príjemca EDI správ ich odosielateľovi. Kontrolná správa syntakticky potvrdzuje alebo zamieta prijatú správu alebo funkčné skupiny správ.

Správu zasiela príjemca EDI správ ich odosielateľovi a informuje v nej o prijatí správy do systému. Správa nadobúda dva stavy podľa výsledku kontroly elektronického podpisu. Ak sa podpis nepodarilo overiť a kontrola neprebehla v poriadku, tak správa nie je prijatá do systému a je zasielaná správa AUTACK s informáciou o chybe pri podpise.

Správu zasiela príjemca EDI správ ich odosielateľovi. Správa informuje o úspešnom spracovaní alebo chybách pri spracovaní správ aplikáciou príjemcu.