Prečo používať EDI?

Na plnohodnotné využitie EDI sú na Slovensku (aj v okolitých krajinách) vhodné podmienky, na ktorých sa podieľajú najmä tieto skutočnosti:

  • EDI podporuje väčšina obchodných reťazcov, ďalšie sa na EDI komunikáciu pripravujú.
  • EDI už nie je doménou len segmentu retailových reťazcov či automotive. Vo veľkej miere sa využíva aj v segmente DIY (hobbymarkety), e-shopov a preniká rýchlo aj do ďalších oblastí.
  • EDI je medzinárodný štandard. Preto nie je využitie obmedzené len na komunikáciu s obchodnými reťazcami na Slovensku či v Českej republike, ale je možné ho využívať tiež na komunikáciu so zahraničnými obchodnými partnermi.
  • Zjednotenie procesov. EDI neštandardizuje len formu komunikácie, ale aj procesy.
  • Nárast „pokrytia“ EDI sa začína prejavovať tiež zámenou rolí. Dodávateľ môže používať EDI nielen na styk so svojimi odberateľmi, ale aj na výmenu dokladov so svojimi subdodávateľmi.
  • Jednoduchá dostupnosť vhodných EDI riešení a služieb, ktoré minimalizujú finančné i technické nároky na zriadenie aj prevádzku EDI a zvyšujú spoľahlivosť tohto spôsobu komunikácie.

Výhody EDI komunikácie

Ťahúňom rozširovania EDI na Slovensku a v Českej republike  boli v minulosti predovšetkým veľké nadnárodné reťazce, ktoré logicky vďaka obrovskému portfóliu dodávateľov a s tým spojených dokladov generovali vďaka EDI nezanedbateľné úspory. 

Dodávatelia, ktorí boli k EDI často na počiatku donútení obchodnou silou ich veľkého zákazníka, však čoskoro zistili, že aj oni môžu z elektronickej výmeny dát ťažiť. A nešlo len o primárne úspory pri vystavovaní a archivácii faktúr. Zrýchlenie a spriehľadnenie celého dodávateľsko-odberateľského reťazca im dokázalo pomôcť napr. s riadením cash-flow či so zlepšením vzťahov s kľúčovými zákazníkmi. 

Aké prínosy má EDI pre odberateľa či dodávateľa a čo môže priniesť jednotlivým oddeleniam v malých, stredných i veľkých spoločnostiach nájdete v tabuľke nižšie. 

Prínosy

EDI pre dodávateľa

EDI pre odberateľa

Nákup

  • vyššia dostupnosť prostriedkov, vďaka priehľadnejšiemu riadeniu cash-flow
  • zníženie času a chybovosti objednávania vďaka presnej identifikácii tovaru a cien

Financie

  • úspora tlače, poštovného a práce zamestnancov
  • zlepšenie riadenia cash-flow vďaka neustálemu prehľadu, čo sa s vystavenou faktúrou deje (či ju zákazník prijal, rozporoval, atď.)
  • archivácia faktúr podľa platnej legislatívy (papier už nie je potrebný, jednoduché dohľadanie dokladov)
  • úspora nákladov vďaka zjednoteniu faktúr od dodávateľov a ich strojovému automatickému spracovaniu až do podnikového informačného systému
  • úspora času vďaka automatickej kontrole/párovanie dokladov (napr. porovnanie objednávky, príjemky a faktúry)
  • archivácia faktúr podľa platnej legislatívy (papier už nie je potrebný, jednoduché dohľadanie dokladov)

IT

  • úspora prácnosti vďaka 1 dátovému formátu na vstupe a 1 na výstupe pre všetkých zákazníkov (EDI dnes v retaili využíva väčšina obchodných reťazcov)
  • úspora prácnosti vďaka 1 dátovému formátu na vstupe a 1 na výstupe pre všetkých dodávateľov

Obchod

  • úspora času a zníženie chybovosti pri objednávaní tovaru zákazníkom vďaka presnej identifikácii tovaru a cien
  • nižšia početnosť opravných daňových dokladov
  • zlepšenie vzťahov so zákazníkmi
  • zníženie výpadkov tovaru na predajných miestach

Logistika

  • efektívnejšie využitie dopravných kapacít (v prípade vlastného vozového parku) vďaka rýchlejšej vykládke tovaru na skladoch zákazníka
  • zrýchlenie príjmu vďaka položkovému elektronickému dodaciemu listu doručenému pred závozom

Celkovo

  • transparentnosť celého obchodného a logistického procesu – okamžitý prehľad o stave jednotlivých dokladov vďaka možnosti trasovať jednotlivé správy v zabezpečených sieťach
  • transparentnosť celého obchodného a logistického procesu – máte okamžitý prehľad o stave jednotlivých dokladov vďaka možnosti trasovať jednotlivé správy v zabezpečených sieťach

Ak ste v predchádzajúcich odsekoch našli odpoveď na to, aké výhody môže EDI komunikácia priniesť vašej spoločnosti, možno Vás bude zaujímať, ako s EDI začať.

Motívy zavádzania EDI

Nechajme bokom zavádzanie EDI vo veľkých odberateľských spoločnostiach (typicky obchodný reťazec), ktoré obchodujú so stovkami dodávateľov a musia odosielať a prijímať tisíce dokladov denne. Tu sú prínosy viditeľné na prvý pohľad a EDI je nutnosťou. Väčšina obchodných reťazcov si výhody a prínosy uvedomuje a preto EDI už zaviedla alebo na implementácii pracuje.

Aké sú však motívy pre dodávateľa obchodných reťazcov, ktorý dnes patrí medzi najčastejších záujemcov o zavádzanie EDI?

Motív 1: Vyhovieť kľúčovému zákazníkovi

Hlavným a často jediným motívom je snaha vyjsť v ústrety významnému odberateľovi – obchodnému reťazcu.

Nejde o radostné konštatovanie, ale pre mnohých dodávateľov je toto skutočne jediný dôvod, prečo o EDI uvažujú. V situácii, kedy mnohé reťazce kladú používanie EDI ako jednu z podmienok obchodnej spolupráce, iné reťazce volia finančnú motiváciu a pod., je často dodávateľ v pozícii, kedy si EDI zriadiť musí.

Za negatívnym vnímaním EDI stojí najčastejšie nechuť voči novým technológiám a postupom, a predchádzajúca skúsenosť s EDI (ponuky a prezentácie nákladných EDI systémov, neúspešný projekt EDI na začiatku 90. rokov, skúsenosť pracovníkov z predchádzajúcich firiem a pod.).

Dobrou správou pre dodávateľa je to, že plnohodnotné EDI je dnes už veľmi dostupnou záležitosťou. Všetky etablované informačné systémy už EDI pre dodávateľa zvládajú a EDI provideri ponúkajú mesačné tarify v ráde nízkych desiatok eur. 

Ešte lepšou správou je to, že pri vhodnej implementácii a podmienkach na využitie EDI sa dostaví pozitívne prijatie EDI, keď dodávateľ začne vnímať prínosy tejto formy komunikácie.

Motív 2: Využiť výhody EDI

Snaha o zefektívnenie a skvalitnenie a procesov vo firme. Teda využiť výhody a prínosy EDI.

Táto motivácia k EDI privádzala zvyčajne len veľkých odberateľov tovaru a služieb. V poslednom čase sa však stále častejšie stretávame s formou tohto motívu ako s hlavnou požiadavkou a kritériom pri zavádzaní EDI: "Keď už musíme zaviesť EDI, nech nám aspoň zefektívni a skvalitní procesy vo firme."


Toto správne pojatie – spolu s vhodne zvoleným EDI riešením – prináša výhody elektronickej výmeny dát strane odberateľskej aj dodávateľskej.

Súvisiace odkazy:

Reklama

Potrebujete poradiť s riešením pre vašu firmu?