Elektronická archivácia dokumentov

Elektronické dokumenty sú dnes prirodzenou súčasťou života firiem. Prichádzajú od obchodných partnerov, sú formou komunikácie so štátnou správou a sú tiež súčasťou podnikových systémov. Na rozdiel od papierových dokladov znižujú nároky na administratívu, umožňujú rýchlejšie spracovanie, sú dostupnejšie a súčasne nesú pre organizáciu menšie nároky na priestor.

Potrebujú však, rovnako ako ich predchodcovia, taký spôsob ukladania, ktorý umožní v prípade potreby dokladovať pôvod a pravosť dokumentov, dané zákonom.

Nie je na tom nič zvláštne. Overenie platnosti podpisu je predsa pri listinách také bežné. Kto by prijal od partnera papierový doklad, ktorý nemá originálny podpis s pečiatkou? Rozdiel tu ale je. Pri elektronickej podobe je totiž vystavovateľ elektronického dokumentu zvýhodnený tým, že zákon ukladá povinnosť na príjemcu, aby vykonal všetky úkony potrebné na overenie platnosti. Povinnosť, zodpovednosť, prípadné škody.

Kto vo firme nesie zodpovednosť?

Napriek tomu, že právne záväzné elektronické dokumenty hrajú dnes v komunikácii hlavnú úlohu, dochádza často k fatálnemu zanedbávaniu ich správy a preukázateľnosti. A ak dokument nejde použiť ako platný pri vedení obchodného sporu alebo pri inom dôkaznom riadení, je to problém. Často drahý problém. Potom sa hľadá vinník. A paradoxne ľudia svoje otázky na platnosť elektronických dokumentov nesmerujú na právnika, ale podnikového IT manažéra.

Ale prakticky žiadny IT manažér stredne veľkej firmy nemôže byť schopný spoľahlivo túto oblasť zaisťovať. Kde by vzal čas sledovať, či je jeho postup v súlade s aktuálne platnou legislatívou? Ako riešiť, aký elektronický formát dokumentov alebo aké certifikáty budú na trhu podporované za desiatky rokov? Ako sledovať vypršanie platnosti elektronických podpisov a ako zaistiť včas potrebné úkony časovej pečiatky? Ako môže garantovať podporu a neprelomiteľnosť rozvíjajúcich sa nárokov na oblasť bezpečnostných štandardov a algoritmov hashovania?

Odovzdanie povinností kompetentnému správcovi

V praxi sa preto tento problém rieši angažovaním tretej strany, ktorá príslušnú zodpovednosť prevezme, dodrží všetky zákonné lehoty archivácie a zaručí koncepciou svojho riešenia pôvod a integritu správ, a to použitím elektronického podpisu v súlade so zákonom č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise.

Prijatím zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách) sa pojem zaručený elektronický podpis zmenil na kvalifikovaný elektronický podpis.

Ideálne je teda také riešenie, ktoré je možné napojiť na systémy na správu dokumentov (DMS), či už na automatické vkladanie dokumentov do archívu alebo na zaistenie workflow nad dokumentmi a je po vzore iných moderných produktov ponúkané bez nutnosti počiatočných investícií formou služby (SaaS).

Odporúčame: 

Reklama

Potrebujete poradiť s riešením pre vašu firmu?